GoBS legalmente seguro almacenamiento de correos electrónicos obligatorio

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Almacenamiento de correo electrónico legalmente seguro según GoBD

En el 1. Enero 2017, los "Principios para la gestión y retención adecuadas de libros, registros y registros en forma electrónica y para el acceso a los datos" (GoBD) finalmente entrarán en vigor. Esto también incluye las regulaciones para el almacenamiento legalmente compatible de correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico, para los cuales ya no hay excepciones a partir de la fecha clave. El GoBD reemplaza todas las demás disposiciones del Ministerio Federal de Finanzas (BMF), que anteriormente eran para el almacenamiento de registros comerciales. Estos son en detalle los "Principios para el acceso a los datos y la verificabilidad de los documentos digitales" (GDPdU), así como los "Principios de los sistemas de contabilidad asistidos por computadora" (GoBS).

Con el lanzamiento de GoBD en 14. En noviembre 2014, el BMF tuvo en cuenta principalmente el hecho de que el intercambio electrónico de datos, la contabilidad sin papel y la documentación almacenada digitalmente de todas las transacciones comerciales relevantes son comunes en el entorno comercial actual para las empresas de todos los tamaños y su alcance seguirá creciendo en el futuro. Los correos electrónicos son un caso especial en este contexto, y hay algunas cosas a considerar para cumplir con los requisitos de GoBD.

Principios de almacenamiento y archivo de correo electrónico.

No necesita archivar un saludo navideño o de cumpleaños para uno o más socios comerciales. Sin embargo, tan pronto como un correo electrónico asuma la función de una carta comercial o un recibo, debe almacenarse de la misma manera que otros documentos de acuerdo con los períodos de retención habituales. Lo mismo se aplica a todos los archivos adjuntos con relevancia fiscal, es decir, facturas, ofertas, etc. Si el texto del correo electrónico solo se utiliza como una carta de presentación con la que se envía una factura, una oferta o un albarán de entrega, se puede eliminar. Esto se puede comparar con un sobre de carta que se arroja a la papelera después de que se haya eliminado el contenido. En este caso, solo se archiva el archivo adjunto, pero en el que se debe registrar toda la información obligatoria para una evaluación de impuestos (de ventas).

Disponibilidad constante y evaluación de la máquina requerida

Todos los correos electrónicos sujetos a la obligación de presentación deben, al igual que todos los demás documentos y documentos generados electrónicamente, incluidos los archivos adjuntos, estar disponibles para su revisión en todo momento, totalmente protegidos contra la manipulación por parte de terceros. También debe asegurarse de que los correos electrónicos archivados puedan ser evaluados por la máquina. Según las regulaciones de GoBD, no es suficiente imprimir los documentos y guardarlos en papel. Si utiliza un método de cifrado para el archivo de sus correos electrónicos, también está obligado a proporcionar acceso no cifrado para cualquier auditoría fiscal. Esto garantiza que los documentos se puedan verificar mediante búsqueda de texto completo y evaluados por máquina.

Plazos para el almacenamiento de correo electrónico

El período de retención es de seis a diez años, según la relevancia fiscal y el tipo de correo electrónico. El período siempre comienza con el vencimiento del año calendario en el que se creó el correo electrónico. Eso significa que tiene una carta de 2. Enero casi siete u once años tienen que archivarse, porque el período comienza en el próximo 1. Enero. Para todas las empresas y comerciantes, estas regulaciones representan el GoBD como un esfuerzo que no debe subestimarse, ya que todas las facturas, cartas comerciales, ofertas, notas de entrega, etc. deben mantenerse de acuerdo con GoBD y estar disponibles bajo demanda en cualquier momento. Para esto, se deben poner a disposición suficientes recursos.

El manejo de correos privados

Algunas compañías permiten que sus empleados usen el servidor de correo propio de la compañía o un proveedor privado de correo electrónico. En este contexto, surge la pregunta de cómo manejar los mensajes privados relacionados con el almacenamiento. Los empleados pueden acordar con un párrafo correspondiente en el contrato de trabajo o acuerdo interno que sus correos electrónicos sean archivados. Sin embargo, puede haber problemas de privacidad aquí porque la privacidad de los remitentes y destinatarios externos también se ve afectada. Por lo tanto, se recomienda garantizar una separación estricta de los correos electrónicos comerciales y privados o prohibir la correspondencia privada en sus servidores en general.

¿Solución de software o trabajo manual?

Es posible que un profesional independiente o una empresa muy pequeña pueda manejar las tareas de almacenamiento de correo electrónico "a mano". Sin embargo, a partir de un cierto tamaño de los costos y el esfuerzo del negocio ya no están en una relación razonable con el beneficio. En este caso, básicamente solo es una solución de software buena y segura que cumple con los criterios de seguridad jurídica y permite la evaluación de la máquina y una búsqueda de texto completo. Dicho software debe cumplir al menos las siguientes cinco tareas. Todos los correos electrónicos entrantes y salientes deben estar completamente registrados y guardados. Esto es útil antes del reenvío a los destinatarios. Además, el archivo debe ser fiel al original y sin pérdida de información. En tercer lugar, debe garantizarse una protección segura contra la manipulación. El acceso de los usuarios básicos que no tienen privilegios de administrador debe evitarse durante todo el período de retención para evitar eliminaciones prematuras. Y por último, pero no menos importante, un software de archivo debe proporcionar acceso continuo y completo en caso de una auditoría fiscal.

Si aborda y aborda todos los problemas correctamente, no tendrá ningún problema con la oficina de impuestos en lo que respecta al almacenamiento de correo electrónico.

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